Desde 1967, la Ley de Libertad de Información (FOIA, por sus siglas en inglés) ha otorgado al público el derecho de solicitar acceso a los registros de cualquier agencia federal. A veces, la FOIA se ha descrito como la ley que mantiene a los ciudadanos "informados" sobre su gobierno.

La Ley de Libertad de Información de Virginia (FOIA) está incluida en el Código de Virginia. Guía a los usuarios sobre cómo hacer una solicitud de FOIA y asesora a las agencias de Virginia sobre su responsabilidad de responder a una solicitud de FOIA para registros públicos. La FOIA hace que el gobierno sea más transparente para los ciudadanos del Commonwealth al garantizar el acceso a los registros gubernamentales en la forma en que se mantienen.

Derechos y responsabilidades

Los derechos de los solicitantes y las responsabilidades del Departamento de Aviación de Virginia se explican en la Ley de Libertad de Información de Virginia (FOIA). La Ley de Libertad de Información de Virginia (FOIA), ubicada en § 2.2-3700 y siguientes del Código de Virginia, garantiza a los ciudadanos de la Commonwealth y a los representantes de los medios de comunicación el acceso a los registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos.

Un registro público es cualquier escrito o grabación, independientemente de si se trata de un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video, o cualquier otro formato, que esté preparado o sea propiedad de, o esté en posesión de un organismo público o sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de negocios públicos. Se presume que todos los registros públicos están abiertos y solo pueden ser retenidos si se aplica una exención legal específica.

La política de la FOIA establece que el propósito de la FOIA es promover una mayor conciencia por parte de todas las personas de las actividades gubernamentales. Al promover esta política, la FOIA requiere que la ley se interprete de manera liberal, a favor del acceso, y que cualquier exención que permita retener registros públicos debe interpretarse de manera restrictiva.

Sus derechos en virtud de la FOIA

• Usted tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de los registros públicos, o ambos si es ciudadano del Commonwealth, representante de un periódico o revista de circulación en el Commonwealth, y/o representante de estaciones de radio y televisión que transmiten en, o hacia, el Commonwealth.
• Tiene derecho a solicitar que los cargos por los registros solicitados se estimen por adelantado.
• Si considera que se han infringido sus derechos en virtud de la FOIA, puede presentar una petición en un tribunal distrital o de circuito para que se cumpla lo estipulado en la FOIA.

Hacer una solicitud de registros del Departamento de Aviación de Virginia:

• Puede solicitar registros por correo postal, fax, correo electrónico, en persona o por teléfono. La FOIA no requiere que su solicitud se presente por escrito ni que declare específicamente que solicita registros a la FOIA.
• Por motivos prácticos, podría resultar útil, tanto para usted como para quien recibe su solicitud, que la presente por escrito. Así también se crea un registro de su solicitud, nos indica claramente qué registros quiere solicitar y se evitan los posibles malentendidos propios de las solicitudes verbales. Sin embargo, no podemos negarnos a responder a su solicitud a la FOIA si decide no hacerla por escrito.
• Su solicitud debe indicar qué registros está buscando con «especificidad razonable». Esta petición alude al sentido común. No se refiere al volumen o la cantidad de registros que usted solicite y tampoco los limita; sin embargo, sí le pedimos la mayor especificación, para que podamos identificar y localizar los registros que busca.
• Su solicitud debe solicitar registros o documentos existentes. FOIA le otorga el derecho de inspeccionar o copiar registros; no DOE se aplica a una situación en la que se hacen preguntas generales sobre el trabajo del Departamento de Aviación, ni DOE requiere que el Departamento de Aviación cree un registro que DOE no existir.
• Puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato utilizado por el Departamento de Aviación en el curso regular de los negocios. Por ejemplo, si está solicitando registros mantenidos en una base de datos de Excel, puede optar por recibir esos registros electrónicamente, por correo electrónico o en un disco de computadora, o recibir una copia impresa de esos registros.
• Si tenemos consultas sobre su solicitud, colabore con el personal para aclarar el tipo de registros que busca o intente llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud extensa. Hacer una solicitud en virtud de la FOIA no es un proceso contencioso, pero es posible que necesitemos hablar con usted sobre su solicitud para asegurarnos de que entendemos qué documentos busca.

Para solicitar registros del Departamento de Aviación de Virginia, puede dirigir su solicitud a Betty Wilson. Se puede llegar a ella en 5702 Gulfstream Road, Richmond, Virginia 23250-2422; (804) 225-3783 (teléfono); (804) 236-3635 (fax); o por correo electrónico a betty.wilson@doav.virginia.gov.

Además, el Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre la FOIA. El Consejo puede ser contactado por correo electrónico a foiacouncil@leg.state.va.us, o por teléfono al (804) 225-3056 o [línea gratuita] 1-866-448-4100.

Responsabilidades del Departamento de Aviación de Virginia al responder a su solicitud

• El Departamento de Aviación debe responder a su solicitud dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción. El "primer día" se considera el día después de recibir su solicitud. El período de cinco días no DOE incluir fines de semana ni días festivos.
• La razón detrás de su solicitud de registros públicos del Departamento de Aviación es irrelevante, y no tiene que indicar por qué desea los registros antes de que respondamos a su solicitud.
• FOIA DOE, sin embargo, permitir que el Departamento de Aviación le pida que proporcione su nombre y dirección legal.
  La FOIA requiere que el Departamento de Aviación haga una de las siguientes respuestas a su solicitud dentro del período de cinco días:
  1. Entregarle los registros que solicitó en su totalidad.
  2. Denegarle el acceso a todos los registros que usted solicitó, porque todos los registros están sujetos a una exención estatutaria específica. Si se deniega el acceso a todos los registros, debemos enviarle una respuesta por escrito. Este documento deberá identificar el volumen y el tema de los registros que se deniegan e indicar la sección específica del Código de Virginia que nos permite denegar el acceso a los registros.
  3. Entregarle algunos de los registros que ha solicitado y denegarle el acceso a otros.
  4. No podemos retener un registro completo si solo una parte de él está sujeto a una exención. En ese caso, podemos redactar la parte del registro que se puede retener y debemos proporcionarle el resto del registro. Debemos proporcionarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite retener partes de los registros solicitados.
     Le informamos por escrito que los registros solicitados no se pueden encontrar o no existen (no tenemos los registros que desea). Sin embargo, si sabemos que otro organismo público tiene los registros solicitados, debemos incluir la información de contacto del otro organismo público en nuestra respuesta.
  5. Si es prácticamente imposible que el Departamento de Aviación responda a su solicitud dentro del plazo de cinco días, debemos hacerlo constar por escrito, explicando las condiciones que hacen imposible la respuesta. Esto nos permitirá siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos dará un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud.
• Si usted hace una solicitud de una gran cantidad de registros, y creemos que no podemos proporcionarle los registros dentro de 12 días hábiles sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizativas, podemos solicitar al tribunal tiempo adicional para responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA requiere que hagamos un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted con respecto a la producción o los registros antes de que vayamos a la corte para solicitar más tiempo.

Costos

• Es posible que tenga que pagar por los registros que solicite al Departamento de Aviación. La FOIA nos permite cobrar los costos reales de responder a las solicitudes de la FOIA. Esto incluiría elementos como el tiempo que el personal dedica a buscar los registros solicitados, los costos de copia o cualquier otro costo directamente relacionado con el suministro de los registros solicitados. No puede incluir los gastos generales generales.
• Si estimamos que costará más de $200 responder a su solicitud, podemos pedirle que pague un depósito, que no excederá el monto de la estimación, antes de proceder con la solicitud. Los cinco días que tenemos para atender a su solicitud no incluyen el tiempo transcurrido entre nuestra petición de un depósito y su respuesta.
• Puede pedir que estimemos por adelantado los costos por proporcionar los registros solicitados. De esta manera, podrá saber el precio por adelantado y tendrá la oportunidad de modificar su solicitud para intentar reducir los costos estimados.
• Si nos debe dinero de una solicitud FOIA anterior que ha permanecido sin pagar durante más de 30 días, el Departamento de Aviación puede requerir el pago de la factura vencida antes de responder a su nueva solicitud FOIA.

Exenciones de uso común

El Código de Virginia permite a cualquier organismo público retener ciertos registros de la divulgación pública. El Departamento de Aviación comúnmente retiene registros sujetos a las siguientes exenciones:

• Registros de personal (§ 2.2-3705.1 (1) del Código de Virginia)
• Registros sujetos al privilegio abogado-cliente (§ 2.2-3705.1 (2)) o producto del trabajo del abogado (§ 2.2-3705.1 (3))
• Información de propiedad exclusiva del proveedor (§ 2.2-3705.1 (6))
• Registros relacionados con la negociación y adjudicación de un contrato, antes de la adjudicación de un contrato (§ 2.2-3705.1 (12))

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